قراردادها در گزارش فصلی: چه چیزهایی باید ثبت شود؟
مقدمه
گزارش معاملات فصلی یکی از مهمترین ابزارهای نظارتی سازمان امور مالیاتی برای شفافسازی فعالیتهای اقتصادی مؤدیان است. در این میان، قراردادها نقش ویژهای دارند؛ زیرا بخش قابلتوجهی از درآمدها و هزینههای بنگاهها از طریق قراردادهای بلندمدت یا مقطعی ایجاد میشود. عدم ثبت صحیح اطلاعات قراردادها در گزارش فصلی میتواند منجر به مغایرت، صدور برگ مطالبه و حتی تشخیص علیالرأس شود. ازاینرو، آگاهی از اینکه چه قراردادهایی مشمول گزارش فصلی هستند و چه اطلاعاتی باید ثبت شود، برای واحدهای مالی و حسابداری ضروری است.
کنترل های داخلی TTMS و پایان فصل برای TTMS
قرارداد مشمول گزارش فصلی چیست؟
قرارداد مشمول گزارش فصلی، هر نوع توافق رسمی یا غیررسمی است که منجر به انجام معامله، ارائه خدمت یا انتقال کالا در قبال دریافت وجه شود. این قرارداد میتواند شامل قراردادهای پیمانکاری، مشاورهای، خدماتی، حملونقل، اجاره، طراحی، نگهداری و حتی برخی قراردادهای تأمین کالا باشد. معیار اصلی، ایجاد جریان مالی قابلردیابی است، نه صرفاً عنوان قرارداد.
اطلاعات هویتی طرفین قراردادها در گزارش فصلی
اولین بخش اطلاعاتی که باید در گزارش فصلی ثبت شود، مشخصات کامل طرفین قرارداد است. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی یا نام شرکت، شناسه ملی یا کد ملی، کد اقتصادی و نوع شخصیت (حقیقی یا حقوقی) میشود. ثبت اشتباه این اطلاعات، از اصلیترین دلایل ایجاد مغایرت در گزارش فصلی است و میتواند منجر به رد اطلاعات یا مطالبه مالیات شود.
مشخصات اصلی قرارداد
در گزارش فصلی، مشخصات کلیدی قرارداد باید بهصورت دقیق ثبت شود. این مشخصات شامل شماره قرارداد، تاریخ انعقاد، موضوع قرارداد و مدت زمان اجرای آن است. موضوع قرارداد باید شفاف و منطبق با واقعیت فعالیت انجامشده باشد؛ زیرا در زمان رسیدگی مالیاتی، موضوع قرارداد با نوع درآمد یا هزینه تطبیق داده میشود.
لیست آماده سازی TTMS از سیستم حسابداری
مبلغ قرارداد و نحوه پرداخت
یکی از مهمترین بخشها، ثبت مبلغ قرارداد است. مبلغ کل قرارداد، مبلغهای مرحلهای و نحوه پرداخت (نقدی، اقساطی، پیشپرداخت) باید با اسناد حسابداری و گردشهای بانکی همخوانی کامل داشته باشد. در قراردادهای بلندمدت، صرفاً مبالغ تحققیافته و پرداختشده در هر فصل باید در گزارش فصلی همان دوره درج شود، نه کل مبلغ قرارداد.
مالیات و کسورات قانونی قراردادها در گزارش فصلی
در بسیاری از قراردادها، موضوع مالیات و کسورات قانونی مانند مالیات تکلیفی یا بیمه مطرح است. ثبت صحیح این موارد در گزارش فصلی اهمیت زیادی دارد، زیرا عدم تطابق آن با اظهارنامهها یا لیستهای بیمهای میتواند منجر به تشخیص بدهی مضاعف شود. اطلاعات مالیاتی قرارداد باید دقیق و مستند باشد.
زمان شناسایی قرارداد در گزارش فصلی
یکی از پرسشهای رایج مؤدیان این است که قرارداد در کدام فصل باید گزارش شود. ملاک اصلی، زمان تحقق معامله یا پرداخت وجه است، نه صرفاً تاریخ انعقاد قرارداد. بنابراین ممکن است یک قرارداد در چند فصل متوالی، بهصورت مرحلهای در گزارش فصلی منعکس شود.
محاسبه مالیات اشخاص حقوقی
مستندسازی قراردادها در گزارش فصلی
در کنار ثبت اطلاعات در گزارش فصلی، نگهداری مستندات قراردادها اهمیت بالایی دارد. نسخه قرارداد، الحاقیهها، صورتوضعیتها، فاکتورها و رسیدهای پرداخت باید بهصورت منظم بایگانی شود تا در صورت رسیدگی مالیاتی، امکان دفاع مستند وجود داشته باشد.
جمعبندی
ثبت صحیح قراردادها در گزارش فصلی، نقش تعیینکنندهای در پیشگیری از مغایرتهای مالیاتی دارد. توجه به مشخصات طرفین، موضوع و مبلغ قرارداد، زمان شناسایی و الزامات مالیاتی، باعث افزایش شفافیت و کاهش ریسک جرایم میشود. واحدهای مالی با رویکردی دقیق و مستند میتوانند گزارش فصلی قراردادها را به ابزاری امن و قابل اتکا تبدیل کنند.
